ERP-Auswahl

Unbestritten ist das kaufmännische Softwaresystem (ERP-System - Enterprise Ressource Planning), oft als Softwareherz eines Unternehmens bezeichnet, in der heutigen digitalen Welt, eines der wichtigsten Produktionsfaktoren. In einem Markt mit hunderten Herstellern und über tausend Implementierungspartnern, ist die Suche nach der geeigneten Lösung für den Endanwender nur schwer fachgerecht zu realisieren. Da die Nutzungsdauer eines ERP-Systems bei ca. 10 bis 15 Jahre liegt, verfügen die Anwender i.d.R. über geringe bis keine Auswahlerfahrung. Insbesondere kleinere und mittlere Betriebe ohne eigene IT-Abteilung, die keinesfalls weniger komplexe Anforderungen haben, sind besonders gefordert.

Hierzu haben wir in den letzten Jahren ein kompaktes wie effizientes Auswahlverfahren entwickeltes. Mittels einer Nutzertanalyse und Key Performance Indikatoren bewerten wir nach einer üblichen Analysephase und dokumentierten Geschäftsprozessen, den ERP-Hersteller und Implementierungspartner, die ERP-Software sowie Standard-, Branchen und Individualfunktionen und deren Kostenaspekte.

12 Schritte zum "Passenden System"

1. Grobanalyse und Erstellung des ersten Lastenheftes
2. Erarbeitung des Auswahlkriterienkatalogs, der Testszenarien und Bewertungslisten
3. Vorauswahl von 10 - 12 Anbietern auf Grundlage unserer Marktkenntnis, Versendung der Ausschreibungsunterlagen
4. Auswertung der Rückmeldungen, Auswahl von 4 - 5 Anbietern
5. Abstimmung mit den Anbietern (Websession), Einladung zur Erstpräsentation
6. Erstpräsentation, Bewertung durch die Keyuser
7. Auswertung der Ergebnisse, Auswahl von 2 Anbietern, Einladung zur 2. Präsentation
8. Präsentation und Bearbeiten der Testszenarien, Bewertung durch die Keyuser
9. Gesamtbewertung inkl. der finalen Angebote
10. Vertragsverhandlungen
11. Vorentscheidung für einen präferierten Anbieter
12. Abschließende Verhandlungen und Entscheidung für einen Anbieter, Vertragsratifizierung, Auftragserteilung u. Abschluss des Auswahlverfahrens

Bewertung der fachlichen Eignung

Der Kriterienkatalogs enthält genau definierte Anforderungen und Spezifikationen, um dem Anbieter möglichst wenig Spielraum für Interpretationen offen zu lassen, u.a.:

• Beschreibung der Anforderung
• Antwort des Anbieters
• Hebel für die Wichtigkeit (Relevanz) der Anforderung inkl. K.O.-Kriterien
• Art der Erfüllung/Realisierung
  Programmstandard, Zusatzmodul, Customizing, Adaptierung, Modulentwicklung, Fremdmodul oder späteres Release
• Erfüllungsgrad in Bezug auf Funktionsumfangs bzw. Funktionstiefe
• Aufwand in Personentagen

Neben der formalen Bewertung sollten beim Scoring stets Aspekte wie Sympathie oder das berühmte Bauchgefühl Berücksichtigung finden und in die finale Entscheidung einbezogen werden.
Details finden sie im Download-Bereich.